Ricchezza comunicativa delle riunioni in presenza

L’interazione umana che trova le sue radici negli ultimi millenni di storia, difficilmente potrà essere soppiantata in un batter d’occhio da videocall, realtà aumentate e metaversi vari.

Già dagli anni 60 dello scorso secolo gli studi dello Psicologo statunitense Albert Mehrabian hanno dimostrato come la comunicazione viene veicolata non soltanto dalla “comunicazione verbale” (cui dette un valore del 7%), ma anche e soprattutto dalla “comunicazione non verbale” (55%) e “comunicazione paraverbale” (38%).

In poche parole i moderni tool (zoom, meets, skype, etc…), che ci hanno permesso di svolgere delle riunioni anche durante la pandemia, sono e rimarranno sempre dei surrogati degli incontri in presenza ed infatti non è un caso che le grandi aziende tecnologiche (es. Meta) cerchino di sopperire alle lacune di questi mezzi cercando di creare i cosiddetti “metaversi” dove le persone siano immerse e possano comunicare e interagire anche attraverso i canali non verbali e paraverbali.

Sicuramente questa strada sarà da tenere sotto osservazione con molta attenzione, anche se al momento appare improbabile che la tecnologia riesca a creare nel giro di pochi anni una realtà che sia paragonabile a quella vera e propria. Scherzando (ma non troppo), possiamo dire che per assistere ad una riunione da remoto in cui ci sia una vera e propria fusione tra la realtà digitale e quella reale, per ora ci dobbiamo accontentare di guardare Star Wars dove uno o più partecipanti al Consiglio dei Jedi interagiscano sotto forma di ologramma.

Riunioni in presenza e online, quando conviene farle? È una questione (come sempre) economica

Tralasciando le situazioni contingenti legate alla pandemia, possiamo dire che per scegliere se è più conveniente svolgere una determinata riunione in presenza o da remoto ci possiamo riferire ad una semplice equazione:

riunione in presenza : riunione da remoto = convenienza comunicativa : convenienza economica

Ovvero se i vantaggi economici dell’organizzare una riunione da remoto sono superiori alla quantificazione economica dei suoi svantaggi comunicativi allora conviene svolgere una riunione da remoto, altrimenti no.

Si possono presentare 3 macrosituazioni (con tutte le possibili gradazioni di grigio):

I costi di fare una riunione in presenza sono uguali o inferiori a quelli di una riunione da remoto

Risultato: è economicamente più vantaggioso svolgere una riunione in presenza

Esempio: tutti i partecipanti sono già nella stessa stanza, quindi il costo di spostamento è zero e nessuno si sognerebbe di attivare la piattaforma Zoom

Il vantaggio comunicativo della riunione in presenza rispetto a quella da remoto ha un valore economico attribuito che è maggiore dell’incremento dei costi connessi alla presenza fisica dei partecipanti.

Risultato: è economicamente più vantaggioso svolgere una riunione in presenza

Esempio: si ha l’opportunità di incontrare un potenziale cliente in grado di raddoppiarci il fatturato annuo e/o accrescere il nostro networking; il costo di prendere un aereo ed andare dall’altra parte del mondo sarebbe sicuramente minimo se rapportato ai potenziali benefici prodotti dal meeting e quindi in questo caso sarebbe economicamente più vantaggioso organizzare un meeting in presenza.

Il vantaggio comunicativo della riunione in presenza rispetto a quella da remoto ha un valore economico attribuito che è minore dell’incremento dei costi connessi alla presenza fisica dei partecipanti.

Risultato: è economicamente più vantaggioso svolgere una riunione da remoto

Esempio: si ha l’opportunità di incontrare un potenziale cliente in grado di apportare un beneficio minimo sia in termini di fatturato che di networking e questo cliente si trova dall’altra parte del globo;

Se per un’azienda è relativamente semplice quantificare il delta tra i costi richiesti per organizzare una riunione in presenza e quelli attraverso una piattaforma online, la stessa cosa non si può dire per l’altro piatto della bilancia, ovvero il delta in termini economici del vantaggio comunicativo della riunione in presenza rispetto alla riunione da remoto.

Innanzitutto ci sono diversi tipi di meeting che hanno diversi tipi di peculiarità e in cui il peso della comunicazione verbale, non-verbale e paraverbale acquistano un diverso peso/valore:

Meeting di tipo commerciale: qui il fattore “presenza” ha un ruolo molto importante in quanto i rapporti di business sono molto legati ad aspetti quali la fiducia e la reciproca conoscenza. Non è un caso che tra le pratiche diffuse ci siano ad esempio i pranzi di lavoro. Questo tipo di incontri infatti porta a sviluppare delle relazioni che vanno al di là del rapporto strettamente lavorativo a tutto vantaggio sia degli aspetti commerciali che comunicativi.
Corsi aziendali: se si tratta di lezioni frontali in cui si vuole trasferire semplicemente delle nozioni di tipo informativo o tecnico, la comunicazione non-verbale e paraverbale assume un ruolo marginale visto che probabilmente gli auditori saranno maggiormente concentrati sulle slides della presentazione. Va comunque detto che questo tipo di presentazioni sono sempre meno comuni perché sottendono una passività dei partecipanti che li conduce ad un basso livello di coinvolgimento e di attenzione producendo risultati che sono equiparabili al solo segnare su un’agenda che la riunione su un dato argomento è stata condotta.

Discorso molto diverso è per i meeting interni dove si vuole favorire la discussione, lo scambio di idee e dove soprattutto si abbia bisogno della massima partecipazione di tutte le persone coinvolte. Qui il valore dell’essere in presenza ha sicuramente un peso specifico molto importante.

L’inflazionamento delle riunioni online

Un aspetto che vale poi la pena sollevare relativamente alle riunioni da remoto è che il loro basso costo oltre ad essere il loro grande vantaggio è anche la loro grande debolezza. Infatti con l’esplosione delle riunioni su piattaforme come zoom è esploso anche il numero delle riunioni dovuto all’erronea convinzione che non costano nulla, che è così veloce connettersi, che è una parentesi che si apre e si chiude con un click diversamente da una riunione fisica dove invece si spende del tempo per recarvici.

Tutto questo ha inflazionato il numero, ma soprattutto il valore delle riunioni che vengono continuamente indette online. Adesso si ricevono inviti a riunioni online per ogni cosa (lavorativa o meno), si partecipa a riunioni su zoom a tutte le ore e mentre facciamo qualsiasi tipo di attività (magari anche mentre stiamo guidando); tutto ciò non può che andare a ridimensionare i vantaggi che un incontro tra le persone dovrebbe portare con sé.

La stessa parola “meeting” in inglese significa “incontrarsi” e per fare ciò è richiesta l’esecuzione di azioni che costano del tempo (e quindi soldi) e che spingono i vari partecipanti a valutare prima se investire quelle risorse o meno. Questa spesa/investimento di risorse fa sì che il numero dei meeting in presenza tendano ad essere maggiormente centellinati attribuendogli quindi un maggior valore (che di conseguenza porta ad un maggior livello di coinvolgimento ed attenzione), rispetto a meeting su zoom dove la maggior parte dei partecipanti non attiva nemmeno la telecamera e quindi non si sa nemmeno se effettivamente stanno seguendo o se semplicemente tengono la riunione ad icona mentre fanno altro.

Riunione a telecamere spente

Altro aspetto legato a questa distanza interpersonale che si viene a creare con le telecamere degli interlocutori spesso spente è l’impossibilità a capire come venga giudicato un nostro intervento a causa della mancanza di feedback. Durante una riunione in presenza anche soltanto le espressioni facciali degli altri partecipanti ci fanno immediatamente capire se quanto diciamo scaturisce interesse e se è compreso e/o accettato. In una riunione online questo viene meno provocando 2 fenomeni:

partecipanti non intervengono perché timorosi del successivo inespresso giudizio altrui, soprattutto laddove non si sia mai nemmeno incontrato di persona gli altri interlocutori e dove il numero dei partecipanti sia particolarmente numeroso.
interventi che si susseguono uno dopo l’altro come presentazioni a sé stanti.

Ultime considerazioni

Concludendo, se il ricorso a meeting da remoto è stato un validissimo strumento durante la pandemia per mantenere in vita dei rapporti tra colleghi e con i clienti/fornitori, in una situazione “normale” e priva delle problematiche pandemiche, le riunioni in presenza sono sicuramente preferibili a quelle da remoto perché con la loro ricchezza comunicativa favoriscono il coinvolgimento delle persone risultando quindi in un aumento competitivo delle aziende che possono progredire solo grazie alle nuove idee che emergono al loro interno.

Se poi per svariati motivi si è “forzati” a svolgere un meeting online, meglio richiedere ai partecipanti di tenere accese le telecamere per dare spazio alla comunicazione non-verbale e paraverbale e si cerchi di limitare il numero dei partecipanti come lo si farebbe in una riunione in presenza per salvaguardare un rapporto comunicativo più diretto ed efficace che è altresì impossibile quando abbiamo 50 persone connesse.