Una riunione ha un costo e quindi devono essere messe in pratica una serie di azioni affinché l’azienda ne tragga i maggiori benefici possibili. Quante volte ci siamo recati ad una riunione che era stata improvvisata e ce ne siamo andati dopo 2 ore con la netta sensazione che tutto quanto discusso è stato completamente inutile perché non frutto di una seria programmazione? Oppure perché i soggetti coinvolti non avevano chiaro cosa ci si aspettasse successivamente da loro?

Tutte queste sensazioni ci fanno capire come sia facile sprecare soldi e tempo se la riunione non è stata ben preparata fornendo delle informazioni preventive ai partecipanti che li facciano arrivare preparati e soprattutto coinvolti.

Il coinvolgimento dei partecipanti è infatti l’aspetto essenziale perché una riunione raggiunga i risultati desiderati.

Ecco qui di seguito un processo per aumentare l’efficacia di una riunione

Pianificazione

Definizione degli obiettivi SMART

Prima di tutto deve essere chiaro l’obiettivo della riunione.

Una riunione non la si fa perché la si deve fare, perché è prassi. Una riunione è una risorsa che ha un costo in quanto richiede la presenza di 3 o più persone che per quell’intervallo di tempo interrompono la propria attività lavorativa per cui vengono retribuite.

Quindi il ricorso alle riunioni va centellinato dando di conseguenza risalto a quelle che vengono indette, considerando che per il trasferimento di informazioni secondarie si può ricorrere anche alle email o alle videocall.

La riunione deve essere considerata come il momento principe dove incontrarsi e dove è richiesta la presenza attiva di tutti i partecipanti.

I macro obiettivi si possono classificare in:

• Comunicativi e Organizzativi (es. si introduce al team una nuova decisione presa dall’azienda relativamente ad un mercato, settore, assegnazione di ruoli)
• Formativi (es. corsi di formazione)
• Decisionali (es. per analizzare una tematica/problema/opportunità e trovare soluzioni attraverso lo scambio di idee, brainstorming)

Gli obiettivi devono essere SMART, ovvero:

• SPECIFIC (specifico),
• MEASURABLE (misurabile),
• ACHIEVABLE (raggiungibile),
• RELEVANT (rilevante),
• TIME-BASED (basato sul tempo).

Passare dagli obiettivi alla stesura dell’ordine del giorno

Seguendo il concetto di obiettivi SMART, una volta definiti, si deve riuscire a declinarli in aspetti concreti, ovvero singoli punti di cui discutere che andranno a costituire il documento che guiderà poi l’esecuzione della riunione stessa.

Questo è un passaggio fondamentale per far sì che la riunione sia quanto più utlie e non fumosa.

Il numero dei punti sarà poi determinato dalla singola “densità” di ciascuno di essi e del tempo che è stato stanziato per condurre la riunione.

Definire il numero ed il ruolo dei partecipanti

Si deve cercare di convocare solo le persone realmente e direttamente coinvolte nella tematica per 3 motivi principali:

1. Contenimento dei costi
2. Aspetto essenziale per il successo di una riunione è il coinvolgimento. Se qualcuno dei presenti non è direttamente coinvolto si rischia che abbassi il livello generale della riunione
3. Specialmente in riunioni in cui è richiesto uno scambio comunicativo di partecipanti (con obiettivi quindi formativi e decisionali), un numero troppo alto di partecipanti impedisce di dare a tutti l’opportunità di intervenire e di non favorire quindi l’apprendimento attivo (obiettivi formativi) o una decisione condivisa (obiettivi decisionali)

Inoltre deve essere chiaro il ruolo dei singoli partecipanti e soprattutto chi avrà la funzione di moderatore che si occuperà di introdurre i vari punti all’ordine del giorno, vigilare sui tempi e cercare di coinvolgere i vari partecipanti.

Ad esempio durante una sessione brainstroming deve cercare di sollecitare chi non interviene a fornire il proprio contributo, favorendo un clima non giudicante e al tempo stesso limitare coloro che possono tendere a monopolizzare la discussione avendo a mente i tempi dedicati a ciascun punto.

Definire la durata della riunione

Ovviamente non esiste una durata standard in cui una riunione deve essere condotta perché dipende dagli obiettivi, dal budget e dalle specifiche tematiche e contesto, ma in generale una riunione per essere efficace deve mantenere un buon livello di attenzione e coinvolgimento dei partecipanti e quindi il tempo non deve essere eccessivamente esteso.

Se il lavoro di individuazione degli obiettivi e dell’identificazione dei punti all’ordine del giorno è stato fatto correttamente, molto probabilmente i partecipanti (supportati dal moderatore) riusciranno a mantenere il focus della discussione senza inutili divagazioni ottimizzando il tempo a disposizione.

Aspetto da non sottovalutare è la pausa; ogni 2,5 ore è consigliabile fermarsi un attimo per ossigenare la mente, sgranchirsi le gambe e magari prendersi un caffè. Queste pause sono funzionali a mantenere alta la qualità e quindi il livello della riunione, anche perché permettono ai partecipanti di controllarsi le emails sul cellulare e sbrigare altre attività lavorative impellenti in modo da dedicare alla riunione la loro massima attenzione.

Definire data/luogo e prenotare lo spazio necessario con le necessarie apparecchiature

Definita la durata, si definisce la data ed il luogo dove tenere la riunione accertandosi che la sala riunioni sia libera e che disponga delle necessarie apparecchiature per il corretto svolgimento delle attività. Quindi se è prevista una presentazione in ppt deve per esempio essere presente uno schermo abbastanza grande da poter essere ben visibile a tutti i partecipanti ed un telecomando per scorrere le slides.

Convocazione dei partecipanti

La convocazione dei partecipanti deve avvenire con congruo anticipo per dare la possibilità alle singole persone di organizzare la propria agenda (questo permetterà in un secondo momento di avere persone maggiormente presenti durante lo svolgimento della riunione) e fare delle proprie preliminari valutazioni circa il tema che verrà trattato con eventualmente la possibilità di documentarsi per arrivare preparati (naturalmente dipende dal tipo e dall’obiettivo della riunione).

Specificare l’obiettivo della riunione non solo per informare, ma per coinvolgere

La convocazione rappresenta la “prima impressione” agli occhi dei partecipanti dell’attività che andremo a eseguire ed è quindi fondamentale non soltanto informare, ma soprattutto coinvolgere i partecipanti.

Specificare i punti all’ordine del giorno, specificando modalità (presentazione, brain storming) e soggetti coinvolti

A tal fine risulterà utilissimo il lavoro preliminare di pianificazione per promuovere i seguenti messaggi:

• La riunione è ben strutturata e l’azienda vi ha già investito delle risorse perché la reputa un’attività importante su cui vale la pena spendere del tempo e delle energie (quindi denaro)
• L’obiettivo che si vuole raggiungere (meglio se inquadrato all’interno di una più ampia strategia aziendale) e i punti da trattare sono bene definiti
• I partecipanti sono stati selezionati per ricoprire ciascuno un dato ruolo.

L’obiettivo è che i partecipanti percepiscano il perché la riunione viene indetta, la sua importanza e cosa ci si aspetta da ciascuna persona; se per esempio un singolo partecipante sa che dovrà proporre delle idee su un dato problema, probabilmente sarà portato/a a documentarsi e a confrontarsi con altre persone del proprio reparto o settore prima della riunione.

Tutto ciò favorisce un alto grado di coinvolgimento dei partecipanti, senza il quale la riunione sarà solamente la mera esecuzione di un incontro volto a riempiere un form da esser poi riposto in un cassetto.

Ovviamente il coinvolgimento risente del clima aziendale e della storia aziendale e non soltanto da come la riunione è stata presentata in sede di convocazione. Sarebbe fuori tema, e dispersivo soffermarsi qui su questi aspetti, è chiaro che tutte le attività di cui stiamo parlando sono sempre da contestualizzare e da calare sulla singola realtà che alla fine rappresenta la lente attraverso cui tutte le azioni vengono lette.

Richiedere sempre la conferma scritta da parte di ciascun partecipante perché li responsabilizza.

Svolgimento della riunione

È arrivato il grande giorno in cui tutto quanto è stato preparato si materializza e deve tradursi in risultati tali da giustificare l’investimento aziendale di tempo e denaro. Se le precedenti attività sono state svolte in maniera seria e puntuale la riunione ha già un’ossatura robusta su cui basarsi.

Discussione dei punti all’ordine del giorno e gestione del meeting

È il momento in cui il moderatore prende la parola per scorrere velocemente i punti della riunione (di cui tutti dovrebbero essere già a conoscenza) specificando l’obiettivo e i risultati attesi che, come detto, devono essere SMART (anche questo momento è fondamentale per favorire il coinvolgimento e quindi il successo della riunione).

Dopo l’introduzione il moderatore svolge le seguenti attività:

• introduce ciascun punto
• gestisce l’alternanza degli interventi
• incoraggia il coinvolgimento dei partecipanti creando un clima dove le persone sono libere di intervenire al momento opportuno con la sospensione del giudizio (questo soprattutto durante le sessioni di brainstorming)
• controlla che i tempi vengano rispettati (quante volte è successo di concludere una riunione con la maggior parte dei punti nemmeno toccati perché ci si è dilungati eccessivamente sui primi 2 o 3 punti oppure perché il tempo loro assegnato è stato sottostimato?)
• stila un resoconto di quanto emerso
• se gli obiettivi non sono stati completamente raggiunti ed esauriti nella singola riunione, definisce insieme agli altri partecipanti i prossimi step specificando cosa ci si aspetta da ciascuno prima della prossima riunione e di cui indica una data di massima
• ringraziamenti e saluti

Follow-up

Nei giorni immediatamente successivi alla riunione, il moderatore invia ai singoli partecipanti un follow-up della riunione specificando cosa è richiesto a ciascun partecipante vista della prossima riunione di cui si conferma (previa verifica della disponibilità degli spazi) la data ed il luogo.

Il follow-up rappresenterà l’ordine del giorno ed i punti che verranno toccati nella prossima riunione.

All’approssimarsi della nuova data il moderatore ricontatterà i partecipanti per verificare che quanto preliminare alla riunione sia stato fatto per poi definitivamente confermare data e luogo della riunione.

Di fatto si crea un’attività circolare che si completa quando si reputa di aver raggiunto l’obiettivo SMART che ci si era prefissati.

Nota finale

Come già specificato, queste attività di cui abbiamo trattato (come tutte le attività aziendali), devono essere contestualizzate all’interno di ciascuna realtà che naturalmente ne risentono positivamente e negativamente.

Se per esempio in azienda si respira un ambiente che non favorisce lo scambio delle idee, difficilmente un brainstorming avrà successo sebbene siano state messe in atto tutte le azioni volte a favorire il coinvolgimento dei partecipanti a quella specifica riunione.

È anche per questo motivo che le riunioni aziendali devono essere centellinate, perché in questo modo assumono un’importanza tale da giovare alla motivazione di chi vi partecipa concorrendo quindi a creare un miglior clima aziendale che è comunque definito continuamente da tante piccole-grandi azioni quotidiane.

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