Tutte le aziende mirano ad ottimizzare la propria produttività attraverso la messa in atto di procedure e metodologie che ottimizzano l’efficacia e l’efficienza dei processi aziendali.

Tutti questi sforzi però devono fare i conti con l’aspetto umano; se infatti le Risorse Umane sono l’anima e l’asset più importante di ogni azienda, è altrettanto vero che sono anche la risorsa più difficile da gestire per le mille sfaccettature emotive e motivazionali che accompagnano ogni attività lavorativa.

Qui di seguito vogliamo riportare alcuni consigli per ridurre potenziali fonti di distrazione al proprio personale, ma prima di tutto va sempre ricordato che senza un clima aziendale che favorisca il coinvolgimento delle persone, tutti gli sforzi sono destinati a fallire finendo per essere in qualche modo aggirati.

Fatta questa dovuta premessa, partiamo dal fatto che prima di tutto l’ambiente in cui si va a lavorare deve essere un ambiente accogliente (livelli di rumore, luminosità, pulizia) e organizzato (si veda a questo riguardo il nostro precedente articolo “Perché uno spazio di lavoro organizzato aumenta la tua produttività?). Questi sono aspetti essenziali e talvolta così ovvi che finiscono per essere sottostimati e non analizzati con la dovuta attenzione, ma rappresentano sempre il punto di partenza.

Una volta poi che l’ambiente è stato strutturato in maniera accogliente ed organizzato, possiamo cominciare a focalizzare la nostra attenzione su aspetti che riguardano direttamente le persone e che sono altrettanto determinanti per combattere le distrazioni che possono sorgere durante una qualsiasi attività lavorativa.

Alcuni degli aspetti che mirano a ridurre le distrazioni in ufficio

• Agenda Definita – Avere un piano ben definito delle attività che siamo chiamati a svolgere è il punto di partenza per non disperdersi e distrarsi in altro. È quindi consigliabile fare un “piano di battaglia” prima di cominciare la vera e propria attività lavorativa individuando le priorità e le fasce orarie da assegnare a ciascuna di esse.
• Riduzione del multitasking – Fare due attività contemporaneamente non è efficacie perché il costante “rimbalzare” tra le due, richiede uno sforzo supplementare andando a influire sia sull’efficienza che sull’efficacia della prestazione.
• Gestione delle Email – le attività lavorative vengono sempre più interrotte e frammentate dal costante arrivo di emails che ci distolgono l’attenzione e ci portano a doverci rifocalizzare costantemente su ciò che stiamo facendo. A parte situazioni che richiedono un intervento urgente, è preferibile arrivare alla fine della propria attività ritagliandosi delle finestre ben definite per eseguire dei check regolari della inbox (per esempio una volta ogni mezz’ora o ora).
• Gestire l’accesso al proprio cellulare e social network – Riuscire a tenere le persone ancorate al proprio lavoro senza che queste vadano a controllare costantemente il proprio cellulare è la vera sfida di questi ultimi anni e lo sarà sempre di più in avvenire, soprattutto considerando che secondo alcuni recenti studi:
  • Accediamo al nostro cellulare/tablet in media 150 volte al giorno (ogni 7 minuti) secondo il documentario “It’s people like us” della regista premio Oscar Eva Orner;
  • Tocchiamo il cellulare/tablet in media più di 2000 volte al giorno secondo uno studio condotto dalla società di ricerca Dscout;
  • Secondo uno studio di WhistleOut guardiamo il cellulare/tablet in media circa 3,07 ore al giorno, con dati che diventano sempre più preoccupanti via via che si scende lungo le fasce di età (nati tra il 1981 e il 1996 – trascorrono quasi un quarto della loro vita da svegli sugli smartphone) con quindi una proiezione media di 8,74 anni della propria vita passata sui nostri smartphone.

Questi dati fanno chiaramente capire quale sia la magnitudo del problema (che si lega al fenomeno denominato FOMO su cui abbiamo già scritto nell’articolo sul nostro blog “StudioIn fa bene alla tua salute: contrastiamo la FOMO”) e quanto l’utilizzo del cellulare/tablet possa nuocere alla produttività aziendale.

L’azienda è chiamata quindi a monitorare l’utilizzo di questi devices da parte del proprio personale, ma soprattutto a favorire un ambiente in cui sia il singolo lavoratore il primo responsabile e controllore di sé stesso.

• Mantenere la propria scrivania in ordine – È ormai consolidato l’assunto che un ambiente ordinato contribuisca ad una maggiore produttività e al mantenimento stesso dell’ordine dello spazio stesso.
• Gestire le pause – Sapere gestire il proprio tempo è essenziale per ricaricare le batterie e sgranchirsi le gambe e la schiena, ma anche e soprattutto per svolgere quelle attività che abbiamo tenuto a bada durante l’esecuzione della nostra attività lavorativa (parlare con i colleghi, fare il check dei propri canali social, leggere le news etc…)

Concludiamo ribadendo che la gestione di tutti gli aspetti sopra analizzati è da inquadrare all’interno di un più ampio scenario che rimanda sia al clima che si respira all’interno dell’azienda sia alle caratteristiche individuali dei singoli.

Questi due elementi intrecciati e fusi l’uno con l’altro sono in ultima analisi ciò che determina in che misura i lavoratori sono “attaccabili” dalle distrazioni che inevitabilmente si manifestano durante lo svolgimento della propria attività lavorativa e in che misura saranno quindi disposti a seguire indicazioni e condotte impartite dall’azienda e dal buonsenso.

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